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facturas no contabilizadas

Olvidos contables ¿Cómo actuar?

Aquella factura que no llegó nunca o se traspapeló, el día que dejé el apunte para más tarde y luego se olvidó, un error en la amortización de algún activo, es muy común que una vez cerrado el ejercicio de nuestra empresa se detecten gastos o pérdidas no contabilizadas que nos generen dudas sobre cómo actuar. Desde nuestro Departamento de Contabilidad, te recuerdan como se debe proceder en estos casos.

¿Qué dice la normativa al respecto?

Para este tipo de errores nos tenemos que remitir a la norma 22ª del Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, que detalla los cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables:

“Cuando se produzca un cambio de criterio contable, que sólo procederá de acuerdo con lo establecido en el principio de uniformidad, se aplicará de forma retroactiva y su efecto se calculará desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga de información.

El ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores que se derive de dicha aplicación motivará, en el ejercicio en que se produce el cambio de criterio, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto, en una partida de reservas salvo que afectara a un gasto o un ingreso que se imputó en los ejercicios previos directamente en otra partida del patrimonio neto. Asimismo, se modificarán las cifras afectadas en la información comparativa de los ejercicios a los que le afecte el cambio de criterio contable.

En la subsanación de errores relativos a ejercicios anteriores serán de aplicación las mismas reglas que para los cambios de criterios contables.”

Según esto, para registrar un gasto de un ejercicio anterior no podremos utilizar la cuenta que correspondía según el grupo 6 de compras y gastos, sino que utilizaremos la cuenta 113 de reservas voluntarias, que se cargará por el importe resultante del efecto neto deudor de los cambios experimentados por la corrección del error contable, con abono a las respectivas cuentas representativas de los elementos patrimoniales afectados, incluyendo las relacionadas con la contabilización del efecto impositivo del ajuste.

Amortizaciones no contabilizadas

Otro de los supuestos más frecuentes en el que los gastos se dejan de contabilizar se da con las amortizaciones. Éstas deben contabilizarse en el ejercicio en el que se devengan; si se contabilizan en un ejercicio posterior, también podrán deducirse en ese momento siempre que ello no provoque una menor tributación.

Límites

No obstante, las amortizaciones omitidas que se pueden “recuperar” en años posteriores están sujetas a unos límites:

  • Sólo será deducible la amortización mínima que debería haberse computado en el ejercicio anterior. Si en dicho ejercicio la empresa ya aplicó la amortización mínima según tablas, no podrá computar ahora la amortización máxima y deducir la diferencia.
  • Sólo se podrán contabilizar y deducir amortizaciones “olvidadas” si la amortización correspondiente al ejercicio en el que se contabilizan es la máxima permitida.

La amortización del año deberá ser la que se derive del coeficiente máximo según las tablas oficiales, y después ya se podrá contabilizar la amortización olvidada en el pasado, por el coeficiente mínimo anual aplicable en su momento.

Nota:  En la redacción de la memoria de las cuentas anuales del ejercicio en que se produzca la subsanación del error se deberá incorporar la correspondiente reseña en el apartado 2 sobre las bases de presentación de las cuentas anuales.